Cách viết email tiếng Anh: bố cục 5 phần và mẫu câu dùng ngay
Tiêu đề, lời chào, câu mở, nội dung, lời kết: bố cục email tiếng Anh rõ ràng, lịch sự, kèm mẫu câu, ví dụ hoàn chỉnh và những lỗi người Việt hay mắc.
Email là loại văn bản tiếng Anh nhiều người phải viết nhất ngoài đời: hỏi thông tin, xin nghỉ, gửi tài liệu, nhắc việc. Tin tốt là email có bố cục khá cố định. Nắm được khung này, bạn chỉ cần thay nội dung.
Bố cục 5 phần
| Phần | Việc cần làm |
|---|---|
| Tiêu đề (subject) | Nói ngắn gọn email về việc gì |
| Lời chào | Dear…, Hi… tuỳ mức độ trang trọng |
| Câu mở | Nói ngay lý do viết |
| Nội dung | Thông tin chính, mỗi ý một đoạn ngắn |
| Lời kết + ký tên | Nói người đọc cần làm gì, rồi chào |
Tiêu đề: cụ thể, không viết cả câu
- ❌ Hello / Question / Important!!!
- ✅ Request for leave on 12 November
- ✅ Invoice #2041 – payment date
Người nhận nên đoán được nội dung trước khi mở email.
Lời chào và câu mở
Trang trọng: Dear Ms Nguyen, / Dear Mr Smith, (dùng họ, không dùng tên riêng). Nếu không biết tên: Dear Sir or Madam, hoặc Dear Hiring Team,
Thân mật hơn, với đồng nghiệp quen: Hi Lan, / Hello Tom,
Câu mở nên vào thẳng việc:
- I am writing to ask about…
- I would like to request…
- Thank you for your email about…
- Following our meeting on Monday, …
Tránh mở đầu dài dòng kiểu "I hope you are fine and have a nice day and your family is well". Một câu I hope you are well. là đủ, hoặc bỏ luôn trong email công việc ngắn.
Nội dung: ngắn, mỗi ý một đoạn
- Mỗi đoạn 1–3 câu.
- Nếu có nhiều câu hỏi, đánh số để người đọc trả lời từng ý.
- Ngày tháng, giờ, số tiền viết rõ ràng.
Lời đề nghị nên lịch sự bằng could/would:
- ❌ Send me the file. (nghe như ra lệnh)
- ✅ Could you send me the file, please?
- ✅ I would be grateful if you could send me the file by Friday.
Lời kết và ký tên
Một câu nói rõ bước tiếp theo, rồi lời chào cuối:
- Please let me know if you need any further information.
- I look forward to hearing from you.
- Thank you for your help.
Lời chào cuối: Best regards, / Kind regards, (trang trọng vừa), Best, / Thanks, (thân mật). Sau đó là tên của bạn.
Ví dụ hoàn chỉnh
Subject: Request for leave on 12 November
Dear Ms Tran,
I am writing to request one day of annual leave on Wednesday, 12 November, for a family event.
I will finish the monthly report before then, and Minh has agreed to answer customer emails while I am away.
Please let me know if this is possible.
Kind regards,
Hoa
Lỗi người Việt hay mắc trong email
- ❌ Dear Mr Nam, khi Nam là tên riêng → dùng họ: Dear Mr Nguyen, hoặc nếu quen thì Hi Nam,
- ❌ I want you send me… → ✅ Could you send me…
- ❌ Waiting for your reply. (thiếu chủ ngữ, hơi cộc) → ✅ I look forward to your reply.
- ❌ Viết hoa cả câu để nhấn mạnh. Trong email, chữ in hoa toàn bộ dễ bị đọc như đang quát.
Muốn luyện thêm về cách sắp xếp ý trong mỗi đoạn, xem cách viết đoạn văn rõ ý. Viết thử một email rồi nộp bài để AI kiểm tra giọng văn và lỗi ngữ pháp.